Dans certaines conditions, les entreprises ayant le statut adhérent disposent d'un budget Plan de formation, auxquelles peuvent s'ajouter des aides spécifiques.

Sont remboursables sur le budget PLAN DE FORMATION :

- les actions de formation répondant aux critères d'imputabilité fixés légalement. Certaines actions nécessitent une vérification préalable ; d'autres actions ne sont jamais remboursables ;

- les actions non définies comme prioritaires par la branche professionnelle mais accomplies dans le cadre du DIF.

Selon les cas, l'adhérent peut accéder à des financements complémentaires avec la contribution "professionnalisation" (complément de financement pour une période de professionnalisation ou un DIF prioritaire).

En savoir plus :

Critères d'imputabilité des actions prises en charge

Frais de formations dispensées par un organisme de formation

Frais de formations dispensées en interne

Cas des formations pluriannuelles

Barème de remboursement

La demande de remboursement

Le budget du plan de formation

Critères d'imputabilité des actions prises en charge

Pour être déductible de la contribution formation, l’administration précise que les actions doivent remplir certains critères:

• un objectif à atteindre, notamment en termes de connaissances, de compétences ou de qualification (même s’il s’agit d’une simple évaluation en fin de formation)
• les modalités d’acquisition : programmes détaillés en terme et de découpage pédagogique
• les pré requis pour suivre la formation (niveau ou connaissances de base)
• indication du public concerné (compétence requise ou poste de travail occupé)

ATTENTION : certaines actions ne sont pas considérées comme des actions de formation :

• les actions d’initiation à de nouveaux matériels ou produits
• les actions d’information
• les conférences et/ou colloques,
• les voyages d’études non intégrées dans un programme de formation.

De même, les stages de survie ou de motivation (avec exploit physique ou mise à l’épreuve de la résistance morale) ne sont pas imputables.

Frais de formations dispensées par un organisme de formation

Le remboursement des frais s'effectue directement à l'entreprise et jamais à l'organisme de formation.

Les remboursements des dépenses de formation par l'OPCA TRANSPORTS interviennent sur les bases suivantes :

• Coûts pédagogiques : à hauteur des coûts réels de formation facturés par l'organisme de formation sous réserve que les heures de formation effectivement réalisées correspondent au nombre d'heures de formation facturées. Selon les cas et après examen, un écart de 10% sur la totalité de la durée de la formation peut être toléré.
• Salaires et charges : remboursement sur la base du taux horaire multiplié par le nombre d'heures de formation effectivement réalisées et justifiées par l'attestation de présence ou es feuilles d'émargement, auxquelles s'ajoutent éventuellement les heures de déplacement.
• Allocation de formation versée aux stagiaires lorsque la formation se déroule en dehors du temps de travail. Elle est calculée sur une base horaire égale à 9,15 €. Le versement de l'allocation de formation est effectué par l'employeur (au plus tard) avec la paie du mois suivant celui au cours duquel les heures ont été effectuées en dehors du temps de travail. Tous les ans, l'employeur doit fournir au salarié un récapitulatif des versements effectués au titre de l'allocation de formation.
• frais d'hébergement et de repas, frais de transports : remboursement dans la limite des plafonds indiqués ci-dessous

Frais de formation dispensée en interne

Une formation interne est organisée par l'employeur pour son personnel uniquement.

Attention: la formation ne peut pas être ouverte à des salariés d'autres entreprises.

A ce titre, l'employeur assume la responsabilité pédagogique et matérielle de l'action de formation ; dans la plupart des cas, le formateur est un salarié de l'entreprise.

Les remboursements interviennent sur les mêmes que dans le cadre d'une formation dispensée par un organisme de formation, à l'exception de la fourniture obligatoire à l'OPCA TRANSPORTS

• du programme de formation
• de la convention de formation interne, accompagnée d'une fiche d'analyse du coût.

Cas des formations pluriannuelles

Une formation pluriannuelle se déroule sur plusieurs exercices civils. Ces formations sont remboursées par l'OPCA TRANSPORTS :

• au prorata du temps de formation sur un exercice s'il s'agit d'une formation longue et si 2 mois de formation au minimum se déroulent sur la 2e année
• intégralement à l'issue de la formation s'il s'agit d'une action se terminant avant le 28 février de la 2e année.

Barèmes de remboursement

Le remboursement s'effectue, sans production de justificatifs (*), pour les frais de restauration, d'hébergement et de déplacement payés par l'entreprise, dans la limite des plafonds ci-après :

• Salaires et charges : remboursement sur la base du taux horaire avec charges sociales (avec un maximum de 45%)
• Frais d'hébergement et de repas : remboursement à hauteur des frais réels dans la limite des plafonds indiqués ci-dessous :

o repas : 14 € par repas
- avec un maximum possible de 2 repas par jour de formation
- 1 repas par jour ou ½ jour de formation
- formation d'une journée avec hébergement : 2 repas par jour de formation

o hébergement :
- nuit d'hôtel + diner + petit déjeuner : 68 € par jour
- formation d'une journée avec hébergement : 1 repas par jour de formation

• frais de transports : remboursement au coût réel
  • déplacement en agglomération (métro, tramway, bus : plafond de 10 € par jour et par stagiaire)
  • déplacement avec utilisation d'un véhicule automobile, le remboursement s'effectuera sur la base du barème fiscal (7CV-5 000 km annuel).
  • Pas de remboursement au titre des frais de péage ou de parking

(*) l'employeur doit conserver les justificatifs en cas de contrôle par notre Service Audit ou par les services de l'Etat

La demande de remboursement

Obtenir un remboursement rapide ?

Pour obtenir un remboursement rapide, la demande de remboursement, accompagnée des pièces justificatives, doit nous parvenir dès la fin de l'action de l'action et au plus tard

• le 31 octobre pour les actions réalisées dans les trois premiers trimestres
• le 31 janvier pour les actions réalisées au cours du quatrième trimestre.

Si l'action de formation bénéficie d'un financement complémentaire au titre de la professionnalisation (périodes, DIF), elle a obligatoirement fait l'objet d'une demande préalable de prise en charge (étudiée en fonction des critères relevant du dispositif concerné et des priorités arrêtées par votre branche professionnelle). Dans ce cas, la facture doit être envoyée en y joignant copie de l'accord initial de prise en charge.

Financer l'action de formation

Les actions de formation conduites au cours d'un exercice civil sont affectables sur le budget PLAN DE FORMATION qui vous a été attribuée pour une année donnée. En aucun cas, ces actions ne peuvent être financées sur des versements effectués au titre de l'année qui suit (pas de financement d'actions conduites en 2009 sur des versements au titre de l'année 2010).

Demander le remboursement

• Remplir une facture type (à se procurer sur note site) par action de formation (intitulé de l'action distinct pour chaque formation)
• Compléter l'intégralité des mentions figurant sur la facture type car les renseignements sont indispensables pour la prise en compte de la demande
• Adresser l'imprimé et les pièces justificatives en même temps. Ne pas oublier de joindre copie de l'accord de prise en charge en cas d'actions cofinancées (périodes ou DIF)

Fournir les pièces justificatives

• copie de la facture de l'organisme de formation pour les coûts pédagogiques. Elle doit être libellée au nom de l'entreprise et le numéro de déclaration d'activité de l'organisme doit être y figurer. Sur la copie de facture doivent figurer l'intitulé, la nature, les dates de début et de fin de l'action et le nombre d'heures de formation. A défaut, fournir la convention de formation
• attestations de présence en formation qui prouvent que la formation a eu lieu. Elles doivent être établies par l'organisme de formation qui a émis la convention de formation et la facture.

Les attestations doivent comporter les informations suivantes :

o intitulé de la formation
o nom des salariés
o dates et lieu de la formation
o nombre d'heures suivies par les salariés ou heures d'arrivée et de départ
o signature des salariés formés
o signature de la personne représentant l'organisme de formation.

L'organisme de formation doit par ailleurs, conformément à la charte de contrôle de l'OPCA TRANSPORTS, mettre à disposition du service audit, sur simple demande, les feuilles d'émargement justifiant les attestations de présence établies.

• Formation interne : l'entreprise adresse à l'OPCA TRANSPORTS la convention de formation interne après l'avoir complétée

ATTENTION : Ces pièces justificatives servent à justifier auprès des services de l'Etat la validité des actions remboursées. Les organismes de formation sont légalement tenus de vous les fournir.

Les télécopies d'attestations de présence ou de facture de l'organisme ne sont pas acceptées.

Le budget du plan de formation

Si l'enregistrement d'une facture reçue par l'OPCA TRANSPORTS ne peut pas être suivi de son règlement parce que les facturations excèdent le montant disponible, l'OPCA TRANSPORTS adresse un appel de fonds à l'entreprise. A défaut de complément de versement dans le mois qui suit le courrier, la facture est retournée à l'entreprise.

Dès qu'une facture ne peut pas être réglée pour insuffisance de fonds, l'entreprise est classée en "Attente de fonds" et toute nouvelle facture qui parvient à l'OPCA TRANSPORTS est immédiatement retournée à l'entreprise. L'entreprise pourra néanmoins obtenir la prise en compte de ces factures en les retournant ultérieurement à l'OPCA TRANSPORTS sous réserve que :

• un versement complémentaire suffisant ait été effectué
• les factures soient retournées à l'OPCA TRANSPORTS dans les trois mois qui suivent la fin de la formation

Boîte à outils:

- facture type
- convention de formation interne