Moyennant le versement à l’OPCA TRANSPORTS de leurs contributions obligatoires au titre de la professionnalisation (entreprise nouvellement créée : voir avec votre Délégation régionale), les entreprises peuvent obtenir la prise en charge des frais de formation liés aux contrats qu'elles concluent dans le cadre de la professionnalisation, sous réserve du respect de la réglementation sur la formation professionnelle et des modalités contractuelles de prise en charge et de règlement présentées ci-dessous.

Compte tenu des dates de versement des contributions (dues au 28 février de chaque année), les demandes de financement de contrats de professionnalisation débutant entre le 1er janvier et le 30 avril sont examinées sous réserve du versement de la contribution au 28/2 de l'année n-1 ; au delà, les contributions au titre de l'année  devront avoir été versées dans les délais impartis (voir Modalités collecte).

Modalités de prise en charge des contrats

Il est conseillé aux entreprises de consulter les informations figurant sur la site de l'OPCA TRANSPORTS, préalablement à la conclusion du contrat, pour connaître les conditions de prise en charge financière compte tenu de leur secteur d'activité.

Constitution du dossier

L'entreprise se procure (téléchargement sur le site de l'OPCA TRANSPORTS) un exemplaire du contrat de travail appelé cerfa , et le remplit, le signe ainsi que le salarié.

Le dossier complet (CERFA et pièces justificatives) doit parvenir à l'OPCA TRANSPORTS - 66 avenue du Maine 75996 PARIS cedex 14- au plus tard 7 jours ouvrés après la date de début du contrat. Faute de respect de ce délai, aucune prise en charge financière ne sera accordée au titre de la formation et le CERFA sera transmis à la DIRECCTE concernée avec cette précision.

Les pièces justificatives suivantes sont obligatoirement jointes au dossier :

• la convention de formation signée,
• si la formation est dispensée par un formateur interne*  (voir Généralités) : le programme de la formation sauf s'il s'agit d'une formation diplomante ou d'un titre professionnel
• le calendrier de formation
• la convention d'engagement de mise en œuvre de l'accompagnement du contrat de professionnalisation signée par le futur stagiaire, le tuteur désigné et l'employeur
• le curriculum vitae du jeune,
• une photocopie lisible de la carte VITALE ou une copie de l'attestation de délivrance de la carte vitale,
• le curriculum vitae du tuteur
• un bulletin de salaire du tuteur désigné ou le KBis si le tuteur est un gérant non salarié
• un RIB
• s'il s'agit d'un salarié d'une nationalité relevant de l'Union Européenne, une attestation sur  l'honneur établie par l'employeur relatif à l'emploi en contrat de professionnalisation du salarié en indiquant les prénoms, nom et nationalité,
• s'il s'agit d'un salarié d'une nationalité ne relevant pas de l'Union Européenne, copie de la carte de séjour.

Pour accélérer le traitement des dossiers, transmettez nous le dossier (CERFA et pièces) dès signature sans attendre le début du contrat.

Pour éviter les retards de traitement, le document CERFA doit être correctement renseigné.

*L'OPCA TRANSPORTS ne prend en charge les coûts pédagogiques des formations aboutissant à un titre ou diplôme qu'à la condition que le formateur soit titulaire d'un numéro de déclaration d'activité.

Accord ou Refus de prise en charge

Après examen du dossier, s’il est conforme à la réglementation et aux accords de branche,  l'OPCA TRANSPORTS :

• adresse à l'entreprise une lettre précisant le nombre d'heures prises en charge au titre de la formation (en organisme ou par la formation interne) et le montant des allocations éventuellement accordées à l'entreprise,
• transmet le contrat à la DIRECCTE par télétransmission dans un délai de 15 jours à partir de la date de la réception du contrat,
• la DIRECCTE  dispose d'un délai d'un mois pour accepter ou refuser le contrat, et par là même l'exonération de charges sociales si le salarié est âgé de 45 ans ou plus. En cas de refus de la DIRECCTE, la prise en charge de l'OPCA TRANSPORTS est annulée. Selon les cas, la DIRECCTE adresse à l'entreprise un courrier d'accord qui lui permettra de justifier les exonérations de charges sociales en cas de contrôle.
• Dans les cas où l'OPCA TRANSPORTS accepte de régler directement les frais de formation à l'organisme de formation, un avenant tripartite à la convention est joint en trois exemplaires à la lettre de prise en charge. Cet avenant doit être signé et cacheté par l'entreprise puis par l'organisme de formation et l'exemplaire OPCA TRANSPORTS doit lui être retourné. Cette disposition ne s'applique pas aux organismes de formation relevant du secteur public à qui la possibilité de subrogation n'est pas ouverte.

Après accord de prise en charge, il ne sera plus accepté de modification liée :

• aux dates de formation mentionnées dans le CERFA initial, sauf cas exceptionnels justifiés : maladie, évènements familiaux ;
• la durée du temps de travail prévu sur le contrat initial,
• à la durée de la formation initiale prévue par le CERFA. Tout allongement de formation restera à charge de l'entreprise, sauf cas particulier de la deuxième présentation à un examen à la suite d'un échec. Dans ce cas, la prise en charge financière par l'OPCA TRANSPORTS reste subordonnée à un accord préalable écrit.

Modification du contrat au cours de son déroulement

L'entreprise doit envoyer à l’OPCA TRANSPORTS :

• en cas de changement d'employeur : un nouveau contrat de professionnalisation au nom du nouvel employeur ainsi que la lettre de rupture du contrat avec l'ancien employeur ; le relevé des heures de formation effectuées au cours du contrat dans la première entreprise ; la nouvelle convention de formation pour la durée de formation restant à réaliser ; le curriculum-vitae du nouveau tuteur ; un RIB de la nouvelle entreprise.
• en cas d'échec à l'examen : le procès-verbal d'échec à l'examen ; la copie du relevé de note ; une nouvelle convention de formation précisant la durée de formation. S'il y a nécessité de prolongation du contrat pour permettre une nouvelle présentation à l'examen, l’avenant au contrat initial.
• en cas d'échec au permis de conduire prévu dans un contrat : fournir les pièces précédentes sachant que la prise en charge complémentaire accordée pour le rattrapage ne pourra pas excéder 35 heures.
• en cas de changement d'organisme au cours du contrat : le relevé des heures effectuées dans le premier organisme de formation et la convention avec le nouvel organisme précisant le nombre d'heures restant à effectuer par rapport à la prise en charge initiale de l'OPCA TRANSPORTS.
• en cas de rachat, fusion de l'entreprise : envoi du KBIS et de tout document prouvant la reprise du salarié en contrat de professionnalisation ; le nouveau contrat de professionnalisation au nom du nouvel employeur ; le relevé des heures de formation effectuées au cours du contrat dans la première entreprise ; la nouvelle convention de formation pour la durée de formation restant à réaliser ; le curriculum-vitae du nouveau tuteur ; le RIB de la nouvelle entreprise.

L'OPCA TRANSPORTS adresse, dans tous les cas, après examen et validation, soit une confirmation de sa prise en charge initiale, soit une prise en charge rectificative.

Modalités de règlement direct aux entreprises

Dans un souci de clarté et compte tenu de la spécificité des facturations qui lui sont adressées, l'OPCA TRANSPORTS règle directement les entreprises et ne procède à aucun règlement en direction des sociétés d'affacturage ou des organismes bancaires à qui ont été cédées des créances.

Les facturations doivent parvenir à l'OPCA TRANSPORTS trimestriellement  pour des périodes minimum de trois mois et doivent se limiter prorata temporis au montant prévu dans la lettre de prise en charge. Dans le cas contraire, les factures intermédiaires seront retournées à l'entreprise.

Facturation des coûts pédagogiques

L'entreprise adresse à l'OPCA TRANSPORTS une facture au titre des heures de formation effectivement réalisées en organisme. Les heures de formation réalisées doivent être facturées régulièrement.

Les pièces suivantes doivent être adressées à l’OPCA TRANSPORTS :

• facture sur papier à en-tête par salarié concerné  par un contrat de professionnalisation (les factures regroupant plusieurs salariés seront retournées) en précisant le numéro de contrat
• figurant sur le courrier de prise en charge,
• copie de la facture de l'organisme de formation à l'entreprise,
• attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par Le formateur et le stagiaire,
• copie du bulletin de salaire du titulaire du contrat correspondant au dernier mois complet facturé,
• relevé d'identité bancaire.

Tout engagement au titre d'un contrat n'ayant pas fait l'objet d'une facturation au plus tard dans le semestre suivant la fin du contrat sera annulé et aucun règlement ne pourra plus intervenir.

Facturation de l'aide de la fonction tutorale et aides complémentaires éventuellement accordées (Le paragraphe ci-dessous n'est pas valable pour les agences de voyage)

Rappel : l’aide à la fonction tutorale ne sera accordée qu’à la condition que la convention d’engagement de mise en œuvre de l’accompagnement du contrat de professionnalisation ait été signée par les trois parties. Le montant de cette aide  est de :

• 230 € par mois pendant un semestre au maximum
• 345 € par mois pendant un semestre lorsque le tuteur est rattaché à un contrat conclu au bénéfice d’un public prioritaire (voir Généralités) ou lorsque le tuteur est âgé de plus de 45 ans (fournir un bulletin de salaire)

Les pièces justificatives suivantes doivent être adressées à l'OPCA TRANSPORTS le tableau facture joint à la prise en charge, précisant

• le numéro de référence du contrat et le nom du salarié en formation,
• la prestation facturée : fonction tutorale ou aide pour une période donnée
• le montant facturé auquel s'ajoute la TVA (sauf entreprise non assujettie),

A ce tableau facture sont joints obligatoirement une copie du dernier bulletin de salaire du titulaire du contrat correspondant à la période facturée et  un relevé d'identité bancaire.

Lorsqu'une rupture intervient en cours de mois, les aides allouées aux entreprises ne feront l'objet d'un règlement qu'à la condition que la rupture intervienne à partir du 15 du mois concerné ; toute rupture préalable à cette date ne donnera pas droit à remboursement des aides.

Modalités de règlement direct aux organismes de formation

Conditions liées à l'accord de subrogation

Sous réserve de l'accord de l'entreprise et de l'OPCA TRANSPORTS, les heures de formation en organisme peuvent être réglées directement à l'organisme de formation aux conditions suivantes :

• l'organisme de formation ne pratique ni affacturage ni cession de créance à un quelconque tiers. Dans le cas où l'OPCA TRANSPORTS constaterait que cette modalité n'est pas respectée, la subrogation de paiement sera purement et simplement annulée pour toutes les formations réalisées par l'organisme déjà prises en charge ou à venir ; dans ce cas, l'organisme de formation facturera directement à l'entreprise ses prestations de formation, l'OPCA TRANSPORTS effectuant le remboursement à l'entreprise dans le respect des modalités énoncées précédemment.
• l'organisme de formation respecte l'ensemble des modalités de fonctionnement ; il fournit notamment l'ensemble des pièces justificatives simultanément à l'envoi de ses factures (voir liste ci-après). Dans le cas où l'OPCA TRANSPORTS constate que les pièces justificatives ne sont pas jointes, après une seule relance, la subrogation de paiement est purement et simplement annulée pour toutes les formations réalisées par l'organisme déjà prises en charge ou à venir. Dans ce cas, l'organisme de formation facturera directement à l'entreprise ses prestations de formation, l'OPCA TRANSPORTS effectuant le remboursement à l'entreprise dans le respect des modalités énoncées précédemment.
• Un seul organisme intervient dans le cursus de formation prévu par le contrat de professionnalisation. Dans le cas contraire, chaque organisme facturera ses prestations à l’entreprise, l'OPCA TRANSPORTS effectuant le remboursement à l'entreprise dans le respect des modalités énoncées précédemment

Facturation

Les facturations doivent parvenir à l'OPCA TRANSPORTS trimestriellement  pour des périodes minimum de trois mois et doivent se limiter prorata temporis au montant prévu dans la lettre de prise en charge.  Dans le cas contraire, les factures intermédiaires seront retournées à l'organisme.

Les pièces justificatives suivantes doivent être adressées à l'OPCA TRANSPORTS :

• lors de la première facturation, l'exemplaire OPCA TRANSPORTS de la convention tripartite prévoyant le règlement direct des frais de formation, dûment signé et cacheté par l'entreprise et l'organisme de formation,
• une facture sur papier à en-tête précisant le numéro de référence du contrat (figurant sur la lettre de prise en charge) et le nom du salarié en formation, le montant facturé auquel s'ajoute la TVA (sauf entreprise non assujettie),
• l’attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et  le stagiaire
• une copie du bulletin de salaire correspondant au dernier mois entier de la période facturée,
• un relevé d'identité bancaire.

Rupture des contrats de professionnalisation

Dès qu'un contrat de professionnalisation est rompu, l'OPCA TRANSPORTS et la DIRECCTE compétente doivent impérativement être informés  par écrit de la cause et de la date de la rupture.

Facturation des heures de formations

Simultanément, l'entreprise et/ou l'organisme doivent adresser à l'OPCA TRANSPORTS, la facturation relative aux heures de formation restant éventuellement dues, accompagnées des pièces justificatives indiquées précédemment.

Lorsqu'une rupture intervient pendant la période d'essai, les coûts pédagogiques correspondant aux heures de formation effectivement réalisées seront payés sur présentation d'une facturation dans les trois mois suivant la rupture.

Facturation de la fonction tutorale et des aides éventuellement accordées

Parallèlement, l’entreprise doit adresser une facture correspondant à la fonction tutorale et/ou aux allocations éventuellement accordées à l'entreprise et restant dues pour la période antérieure à la rupture.

Lorsqu'une rupture intervient en cours de mois, les allocations éventuellement allouées aux entreprises ne font l'objet d'un règlement qu'à la condition que la rupture intervienne à partir du 15 du mois concerné ; toute rupture préalable à cette date ne donnera pas droit à remboursement des allocations.

Lorsqu'une rupture intervient pendant la période d'essai, aucune allocation ne sera due.

Fin des contrats de professionnalisation

Dans un délai de six mois après la fin des contrats, le solde de l'engagement est annulé et aucune facturation ne sera plus acceptée.