Moyennant le versement à l’OPCA-TRANSPORTS de leurs contributions obligatoires, les entreprises peuvent obtenir la prise en charge des frais de formation liés aux formations suivies par leurs salariés, sous réserve du respect de la réglementation sur la formation professionnelle et des modalités contractuelles de prise en charge et de règlement présentées ci-dessous.

Compte tenu des dates de versement des contributions (dues au 28 février de chaque année), les demandes de financement pour des actions débutant entre le 1er janvier et le 30 avril sont examinées sous réserve du versement de la contribution au 28/2 de l'année n-1 ; au delà, les contributions au titre de l'année devront avoir été versées dans les délais impartis (voir collecte).

En savoir plus :

Modalités de prise en charge des actions de formation

Modalités de règlement aux entreprises

Modalités de règlement à l'organisme de formation

Modalités de prise en charge des actions de formations

Type 1 - Formations Métiers

Afin de faciliter l'accès à la formation, les modalités mises en place pour les formations dites métiers sont simplifiées : prise en charge financières sur la base de forfait (voir conditions financières de prise en charge par branche), l'entreprise n'a pas à faire de demande préalable auprès de l'OPCA-TRANSPORTS.

Après réalisation de l'action de formation, l'entreprise ou l'organisme de formation adresse à l'OPCA-TRANSPORTS une facture du montant du forfait accompagnée des pièces justificatives (voir modalités de règlement).

Pour ces formations, l'entreprise bénéficie en outre d'une participation aux frais (rémunération, frais de déplacements, etc) sur la base d'un taux forfaitaire par heure/stagiaire multiplié par le nombre d'heures réalisées et payées. L'entreprise doit adresser à l'OPCA-TRANSPORTS une facture correspondant à ces frais (voir conditions financières par secteur).

Type 2 - Autres formations

A. Constitution du dossier

L’entreprise peut s’adresser à l’OPCA TRANSPORTS pour obtenir conseil et assistance

• dans la recherche d’adéquation entre le besoin de formation et le choix de l’action
• préalablement à la conclusion d’une convention de formation.

L'entreprise adresse à l'OPCA TRANSPORTS une demande préalable de prise en charge dûment remplie au minimum 5 jours oeuvrés avant le début de la formation : OPCA TRANSPORTS – 66 avenue du Maine 75996 PARIS cedex 14.

Plusieurs salariés peuvent figurer sur la même demande s'il s'agit d'une même formation se déroulant aux mêmes dates. Dans ce cas, la prise en charge concerne l'action de formation et ne tient pas compte du nombre de salariés.

Les pièces justificatives sont à joindre impérativement à votre demande :

• l'imprimé de demande de prise en charge (à télécharger sur www.opca-transports.com)
• la convention de formation signée avec l'organisme de formation précisant le nom du ou des salariés concernés, le numéro de SIRET de l'organisme de formation et son numéro de déclaration d'activité, ou, à défaut, un devis de formation ou doivent figurer les mêmes informations,
• le dernier bulletin de salaire du (ou des) salarié(s) qui doit(vent) suivre la formation

Le programme de formation peut être demandé par les services de l'OPCA TRANSPORTS au cas par cas.

L’OPCA TRANSPORTS ne prend en charge que des formations organisées et réalisées par des organismes de formation ayant un numéro de déclaration d’activité.

B. Accord ou refus de prise en charge

Après examen du dossier, s’il est conforme à la réglementation et aux accords de branche, l'OPCA TRANSPORTS adresse à l'entreprise une lettre précisant le nombre d'heures prises en charge au titre de la formation, l’intitulé et les dates de la formation, le montant des coûts pédagogiques prévisionnels pris en charge.

Dans les cas où l’OPCA TRANSPORTS accepte de régler directement les frais de formation à l’organisme, un avenant tripartite à la convention est joint en trois exemplaires à la lettre de prise en charge. Cet avenant doit être signé par l’entreprise puis par l’organisme de formation et retourné à l’OPCA TRANSPORTS.

Cette subrogation est accordée à condition que l’organisme de formation :

• ne pratique ni affacturage ni cession de créance à un quelconque tiers ;
• respecte les modalités de fonctionnement et joigne à la facture les pièces justificatives exigées par l’OPCA TRANSPORTS (voir pièces justificatives obligatoires).

En cas de non respect de ces conditions, la subrogation de paiement est purement et simplement annulée pour toutes les actions prises en charge ou à venir réalisées par cet organisme pour des adhérents de l’OPCA TRANSPORTS.

Après accord de prise en charge, il ne sera plus accepté de modification liée :

• aux dates de formation mentionnées, sauf cas exceptionnels dont les services de l'OPCA TRANSPORTS auront été informés. Si le report de dates implique un changement d'exercice, une nouvelle demande devra être formulée.
• Tout report des dates de non signalé aux services de l'OPCA TRANSPORTS entraînera annulation de la prise en charge initiale, sauf informations préalables des services et sous réserve que ce report intervienne sur le même exercice civil.

De même, la prise en charge est accordée pour un ou des salariés spécifiquement désigné(s) et toute modification de participant à la formation doit être communiquée avant le démarrage de l’action de formation à l’OPCA TRANSPORTS. La dernière fiche de paie du nouveau salarié doit être envoyée à l'OPCA TRANSPORTS.

L'OPCA TRANSPORTS adresse, dans tous les cas, après examen et validation, soit une confirmation de sa prise en charge initiale, soit une prise en charge rectificative.

Type 3 - Remplacement d'un salarié en formation

Le remboursement par l'OPCA TRANSPORTS du remplacement d'un salarié en formation intervient a posteriori sur présentation :

• d'une facture sur papier à en tête de l'entreprise
• de la fiche de paie du salarié remplaçant
• des feuilles de présence en formation du salarié remplacé.

Attention : remplacement doit se faire par le biais d'un contrat à durée déterminée (intérim non remboursable).

Type 4 - Financement de frais au titre des périodes de professionnalisation

A compter du 1er septembre 2010, en complément au financement accordé au titre de la professionnalisation lors de la prise en charge d'une période de professionnalisation (voir ce dispositif), l'OPCA TRANSPORTS accorde aux entreprises de moins de 10 salariés une prise en charge forfaitaire de 50 € par jour de formation (7 heures) et par stagiaire au titre des rémunérations et frais annexes. Cette prise en charge ne peut pas être forfaitisée.

Elle est payée à l'entreprise sur présentation d'une facture.

Modalités de règlement direct aux entreprises

Lorsqu’il n’y a pas eu demande de subrogation : paiement des coûts pédagogiques directement à l’entreprise, dans la limite de la prise en charge, l'entreprise adresse à l'OPCA TRANSPORTS dans les trois mois qui suivent la fin de la formation, une facture au titre des heures de formation effectivement réalisées. Toute formation non facturée dans l'exercice civil (1er trimestre de l'exercice suivant pour les formations de déroulant au cours du dernier trimestre) ne sera plus remboursable.

Les pièces justificatives suivantes doivent obligatoirement être adressées à l’OPCA TRANSPORTS :

• une facture sur papier à en-tête par action de formation
• une copie de la facture de l'organisme de formation à l'entreprise,
• l'attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et le stagiaire,
• bulletin de salaire du stagiaire en formation ou, à défaut, attestation d'emploi de l'employeur
• relevé d'identité bancaire Si une facture est erronée ou si une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes, une lettre de relance est adressée à l’organisme de formation ou à l'entreprise qui dispose d’un délai de un mois maximum pour y répondre avant annulation

En cas de non réalisation d'une action de formation, l'entreprise, dès qu'elle en a connaissance, informe par écrit les services de l'OPCA TRANSPORTS de l'annulation.

Modalités de règlement à l'organisme de formation

La formation pour laquelle une prise en charge est accordée doit faire l’objet d’une facturation précisant le numéro de dossier figurant sur le courrier de prise en charge. Cette facture doit se limiter au montant prévu dans la lettre de prise en charge.

Toute prise en charge n’ayant pas fait l’objet d’une facturation dans l'année de réalisation de la formation sera annulée et aucun remboursement ne pourra plus intervenir
Pour tout règlement à un formateur avec lequel l’OPCA TRANSPORTS accepte la subrogation de paiement, les pièces justificatives suivantes doivent être jointes à la facture adressée à l’OPCA TRANSPORTS :

• une facture sur papier à en-tête de l’organisme précisant le nombre d’heures facturées et le montant total auquel s’ajoute la TVA (sauf non assujetti),
• la convention tripartite de l’OPCA TRANSPORTS prévoyant la subrogation de paiement, signée par l’entreprise et l’organisme,
• l’original de l’attestation de présence cosignée par le salarié et le formateur pour la justification des heures de formation en organisme,
• bulletin de salaire du stagiaire en formation ou, à défaut, attestation d'emploi de l'employeur
• un relevé d’identité bancaire.

Si une facture est erronée ou si une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes, une lettre de relance est adressée à l’organisme de formation ou à l'entreprise qui dispose d’un délai de un mois maximum pour y répondre avant annulation.