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Dispositifs de formation

Période de professionnalisation - MODALITES

Période de professionnalisation - Modalités contractuelles - Version janvier 2017

 

Prise en charge des périodes de professionnalisation

- Constitution du dossier

L'entreprise adresse une demande préalable de prise en charge dûment remplie qui doit parvenir à l’OPCA Transports et Services une semaine (5 jours ouvrés) avant la date de début de formation.

À noter - Plusieurs salariés peuvent figurer sur la même demande s'il s'agit d'une même formation se déroulant aux mêmes dates.

Les pièces justificatives suivantes sont à joindre impérativement à votre demande :

  • la demande de prise en charge (à télécharger en suivant ce lien, et également accessible sur le Portail Entreprises via T-Gestion / Ma Gestion en ligne)
  • la convention de formation signée avec l'organisme de formation précisant le nom du ou des salarié(s) concerné(s) (ou, à défaut, la notion d’effectif concerné par l’action), le numéro de SIRET de l'organisme de formation et son numéro de déclaration d'activité (ou, à défaut, un devis de formation sur lequel doivent figurer les mêmes informations)
  • le programme de formation

Dans le cas de formations internes (organisées par l'entreprise sans intervention d'un formateur), l'entreprise doit se rapprocher de sa Délégation régionale pour l’obtention de l’habilitation de formation interne.
Une Convention de formation interne et un protocole de formation interne devront être joints.
Par ailleurs, le Service Audit et Contrôle de l’OPCA Transports et Services, conformément à la Charte de contrôle, se réserve la possibilité d'auditer les moyens mis en œuvre avant ou pendant la formation.

 

- Accord ou refus de prise en charge

Après examen du dossier, si ce dernier est conforme à la réglementation et aux accords de branche, l’OPCA Transports et Services adresse à l'entreprise un courrier précisant le nombre d'heures prises en charge au titre de la formation (en organisme ou par la formation interne) et le montant des frais annexes éventuellement pris en charge (sur les versements volontaires uniquement).

Après accord de prise en charge, toute modification devra faire l’objet d’une notification auprès de l’OPCA Transports et Services (en cas de changement de dates ou de durée, un avenant à la convention de formation devra être joint).
Après examen, l’OPCA informe l'entreprise de la confirmation de prise en charge initiale, de la rectification de prise en charge, ou du refus de prise en charge si les modifications apportées ne sont pas conformes aux modalités de prise en charge.

 

- Période de professionnalisation articulée avec le CPF

Dans ce cas, la prise en charge est établie sur la base du taux horaire appliquée aux périodes de professionnalisation pour les heures au-delà des droits acquis au titre du CPF.

La durée correspondant aux heures du CPF utilisées est déductible des droits acquis par le salarié et financée au taux de prise en charge du CPF.
La demande de financement doit être établie sur le document de demande de prise en charge CPF.

L’articulation du CPF avec la période de professionnalisation ne pourra être accordée qu’aux entreprises adhérentes et aux salariés seuls (c'est-à-dire non accompagnés par leur entreprise).

 

- Modalités de règlement aux entreprises et aux organismes de formation (en cas de subrogation de paiement)

Dans un souci de clarté et compte tenu de la spécificité des facturations qui lui sont adressées, l’OPCA Transports et Services règle directement les entreprises et ne procède à aucun règlement en direction des sociétés d'affacturage ou des organismes bancaires à qui ont été cédées des créances.

À l'issue de la formation (au plus tard dans les 3 mois qui suivent la fin de la formation), l'entreprise adresse une facture à l’OPCA Transports et Services.

L’OPCA prend uniquement en charge les heures réalisées et attestées (heures par stagiaire).
Les forfaits groupe ou forfaits stagiaires potentiellement contractualisés entre l’entreprise et l’organisme de formation ne pourront pas être pris en compte par l’OPCA Transports et Services pour le paiement des factures.

 

a. Facturation des coûts pédagogiques par l'entreprise

L'entreprise adresse à l’OPCA Transports et Services une facture au titre des heures de formation effectivement réalisées, avec les pièces justificatives suivantes :

  • facture sur papier à en-tête par période de formation en précisant le numéro de dossier figurant sur le courrier de prise en charge
  • attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et le stagiaire
  • copie de la facture de l’organisme de formation

Tout engagement n'ayant pas fait l'objet d'une facturation au plus tard dans les trois mois suivant la fin de la formation sera annulé et aucun règlement ne pourra alors intervenir.

 

b. Facturation des coûts pédagogiques par l'organisme de formation

Les coûts pédagogiques des heures réellement réalisées sont réglés directement à l'organisme de formation sous réserve de respecter les conditions suivantes :

  • l'organisme de formation ne pratique ni affacturage ni cession de créance à un quelconque tiers
  • l'organisme de formation respecte l'ensemble des modalités contractuelles et fournit l'ensemble des pièces justificatives simultanément à l'envoi de ses factures (cf. liste ci-après)
  • les facturations doivent parvenir à l’OPCA Transports et Services au plus tard dans les trois mois suivant la fin de la formation


Dans le cas où l'une de ces conditions ne serait pas respectée par l'organisme de formation, la subrogation de paiement est purement et simplement annulée pour toutes les formations déjà prises en charge ou à venir.

Les pièces suivantes doivent être adressées à l’OPCA Transports et Services :

  • une facture sur papier à en-tête précisant le numéro de référence (figurant dans le courrier de prise en charge), le nom du salarié en formation ainsi que le montant facturé auquel s'ajoute la TVA (sauf entreprise non assujettie)
  • l'attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et le stagiaire (l’OPCA se réserve la possibilité de demander les feuilles d'émargement afférentes à la période concernée)

 

- Non réalisation des périodes de professionnalisation

Dès qu'elle en a connaissance, l'entreprise informe l’OPCA Transports et Services de l'annulation d'une action de formation prise en charge, en indiquant la référence du dossier.