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Dispositifs de formation

Contrat de professionnalisation - MODALITES CONTRACTUELLES

 

 

 

 

 

 

 

 

Contrat de professionnalisation - modalités - version janvier 2017

Moyennant le versement à l’OPCA Transports et Services de leurs contributions obligatoires au titre de la professionnalisation (entreprise nouvellement créée : voir avec votre Délégation régionale), les entreprises peuvent obtenir la prise en charge de tout ou partie des frais de formation liés aux contrats qu'elles concluent dans le cadre de la professionnalisation, sous réserve du respect de la réglementation sur la formation professionnelle et des modalités contractuelles de prise en charge et de règlement présentées ci-dessous.

Compte tenu des dates de versement des contributions (dues au 28 février de chaque année), les demandes de financement de contrats de professionnalisation débutant entre le 1er janvier et le 30 avril sont examinées sous réserve du versement de la contribution au 28/02 de l'année n-1. Au-delà, les contributions au titre de l'année devront avoir été versées dans les délais impartis (voir Modalités collecte).

Modalités de prise en charge

Préalablement à la conclusion du contrat, il est conseillé aux entreprises de s'adresser à leur Délégation régionale ou de consulter le site de l’OPCA Transports et Services pour connaître les conditions de prise en charge qui leur sont applicables compte tenu de leur secteur d'activité.

Constitution du dossier

L'entreprise se procure (téléchargement sur "Vos demandes de prise en charge et formulaires papier") un exemplaire du contrat de travail appelé CERFA, le remplit et le signe avec le salarié. Le contrat de professionnalisation peut également nous être adressé via Ma Gestion en Ligne.
Préalablement à la date de début de contrat, et au plus tard dans un délai de 5 jours calendaires après ce début, l'entreprise adresse à l’OPCA Transports et Services les pièces suivantes :

  • Contrat de professionnalisation (CERFA et sa notice) signé et demande de prise en charge. Cette demande permet de prévoir la subrogation de paiement (paiement direct des coûts pédagogiques à l'organisme de formation) ;
  • Convention de formation signée entre l'entreprise et l'Organisme de formation (titulaire d'un numéro de déclaration d'activité en cours de validité) ;
  • Programme de formation ;
  • Calendrier de formation ;
  • Convention de formation interne signée avec l’OPCA Transports et Services si la formation est dispensée par un formateur interne (voir Généralités) ;

Le dossier complet (CERFA et pièces justificatives) doit parvenir à l’OPCA Transports et Services - 66 rue des Archives - 75140 PARIS Cedex 3

Refus de prise en charge

Si le dossier est incomplet (pièces manquantes ou informations non remplies sur le CERFA et la demande de prise en charge), un courrier est adressé à l'entreprise qui bénéficie d'un délai de 10 jours calendaires, à partir de la date d'envoi du courrier par lettre recommandée avec accusé de réception, pour répondre.
Faute de respect de ce délai de 10 jours calendaires, si le dossier est non conforme ou incomplet, le contrat de professionnalisation sera refusé et transmis à la DIRECCTE.

Accord de prise en charge

Après examen du dossier, s’il est conforme à la réglementation et aux accords de branche, l’OPCA Transports et Services adresse à l'entreprise :

  • l'accord sur le nombre d'heures et le montant pris en charge au titre de la formation (en organisme ou en formation interne),
  • l'accord pour le règlement des coûts pédagogiques directement à l'Organisme de formation si la subrogation a été demandée,
  • le montant des allocations éventuellement accordées et la facture type à utiliser pour leur facturation,
  • pour les secteurs professionnels prévoyant l'aide à la fonction tutorale : la convention de mise en œuvre de l'accompagnement du tuteur (le règlement de l'allocation de fonction tutorale est subordonné au retour de cette convention signée par l'employeur, le stagiaire et le tuteur),
  • pour les secteurs prévoyant une aide à l'accompagnement : un modèle d'attestation à retourner après signature de l'employeur et du salarié,
  • en cas de subrogation de paiement des coûts pédagogiques, l'OPCA adresse à l'Organisme de formation un accord de prise en charge précisant le nombre d'heures et le montant pris en charge au titre de la formation.

L'OPCA transmet le contrat à la DIRECCTE.

Modification du contrat au cours de son déroulement

Dans les deux mois qui suivent le début du contrat, l’employeur examine avec le titulaire du contrat l’adéquation du programme de formation au regard des acquis professionnels du salarié.
En cas d’inadéquation, l’employeur et le salarié peuvent conclure un avenant au contrat de professionnalisation dans la limite de la durée du contrat.

Un avenant après transmission à la DIRECCTE, ou un nouveau contrat initial si le contrat n’est pas encore transmis à la DIRECCTE, doit en revanche être obligatoirement conclu dans les cas suivants :

  • Si la date de fin de contrat ou d’action de professionnalisation est modifiée (modification possible uniquement dans les 2 premiers mois du contrat) ;
  • Si le volume horaire de formation est modifié (modification possible uniquement dans les 2 premiers mois du contrat) ;
  • Si la durée hebdomadaire de travail évolue ;
  • Si un changement d’Organisme de formation non prévu initialement intervient (le relevé des heures effectuées dans le premier Organisme de formation et la convention avec le nouvel organisme précisant le nombre d'heures restant à effectuer par rapport à la prise en charge initiale de l’OPCA Transports et Services) ;
  • Si un changement de raison sociale de l’employeur intervient.

Les situations permettant une modification ultérieure sont les suivantes :

  • En cas de changement d'employeur : envoi d'un nouveau contrat de professionnalisation au nom du nouvel employeur ainsi que la lettre de rupture du contrat avec l'ancien employeur + du relevé des heures de formation effectuées au cours du contrat dans la première entreprise + de la nouvelle convention de formation pour la durée de formation restant à réaliser ;
  • En cas d'échec à l'examen : envoi du procès-verbal d'échec à l'examen + du relevé de note (copie) + d’un nouveau contrat pour renouvellement en raison de l’échec aux épreuves d’évaluation ;
  • En cas d'échec au permis de conduire prévu dans un contrat : fournir les pièces précédentes sachant que la prise en charge complémentaire accordée pour le rattrapage ne pourra pas excéder 35 heures ;
  • En cas de rachat ou fusion de l'entreprise : envoi du KBIS et de tout document prouvant la reprise du salarié en contrat de professionnalisation + du nouveau contrat de professionnalisation au nom du nouvel employeur + du relevé des heures de formation effectuées au cours du contrat dans la première entreprise + de la nouvelle convention de formation pour la durée de formation restant à réaliser.

L’OPCA Transports et Services adresse dans tous les cas, après examen et validation, soit une confirmation de sa prise en charge initiale, soit une prise en charge rectificative.

 

Modalités de règlement aux entreprises

Dans un souci de clarté et compte tenu de la spécificité des facturations qui lui sont adressées, l’OPCA Transports et Services ne procède à aucun règlement en direction des sociétés d'affacturage ou des organismes bancaires à qui ont été cédées des créances.
La facture type jointe à l'accord est à adresser à l’OPCA Transports et Services par périodes minimales de 3 mois. La facturation se fait au vu des heures réalisées et attestées.

Pour obtenir le règlement des frais prévus dans l'accord de prise en charge, l'entreprise adresse trimestriellement :

  • la facture type par contrat de professionnalisation (les factures regroupant plusieurs salariés seront retournées),
  • une copie de la facture de l'Organisme de formation à l'entreprise (s'il s'agit de frais pédagogiques),
  • l'attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et le stagiaire (l’OPCA Transports et Services se réserve la possibilité de demander les feuilles d'émargement correspondant à la période facturée),
  • pour les aides à l'accompagnement : l'attestation de paiement des frais annexes signée par l'employeur et le salarié + pour l'allocation de fonction tutorale : la convention d'engagement de l'accompagnement.

Tout engagement au titre d'un contrat n'ayant pas fait l'objet d'une facturation au plus tard dans les 6 mois suivant la fin du contrat sera annulé et aucun règlement ne pourra alors intervenir.

Modalités de règlement aux Organismes de formation

Les coûts pédagogiques sont réglés directement à l'Organisme de formation sous réserve du respect des conditions suivantes :

  • L'Organisme de formation ne pratique ni affacturage ni cession de créance à un quelconque tiers ;
  • L'Organisme de formation respecte l'ensemble des modalités contractuelles et fournit l'ensemble des pièces justificatives simultanément à l'envoi de ses factures (voir liste ci-après) ;
  • Un seul organisme intervient dans le cursus de formation prévu par le contrat de professionnalisation.

Dans le cas où l'une de ces conditions ne serait pas respectée par l'Organisme de formation, la subrogation de paiement est purement et simplement annulée pour toutes les formations réalisées par l'organisme déjà prises en charge ou à venir.

Les pièces suivantes doivent être adressées à l’OPCA Transports et Services :

  • Une facture sur papier à en-tête précisant le numéro de référence du contrat (figurant sur la lettre de prise en charge), le nom du salarié en formation et le montant facturé auquel s'ajoute la TVA (sauf entreprise non assujettie) ;
  • L’attestation de présence en formation correspondant à la période facturée, signée par le formateur et le stagiaire (l’OPCA Transports et Services se réserve la possibilité de demander les feuilles d'émargement afférentes à la période concernée).

Les facturations doivent parvenir à l’OPCA Transports & Services par période minimale de 3 mois. La facturation se fait au vu des heures réalisées et attestées.

Facturation de la fonction tutorale et des aides éventuellement accordées

Pour les secteurs ayant prévus ces aides :

- L’entreprise adresse la facture correspondant à la fonction tutorale et/ou aux allocations éventuellement accordées à l'entreprise et restant dues pour la période antérieure à la rupture.
- Lorsqu'une rupture intervient en cours de mois, les allocations éventuellement allouées aux entreprises font l'objet d'un règlement au prorata du nombre de jours de présence.